Les papiers font partie de notre vie de tous les jours, on les utilise sous forme de documents et de dossiers (les factures d’eau, les factures d’électricité, les factures de gaz, les factures d’abonnement, les dossiers de l’assurance, les déclarations de revenus, les contrats de travail, etc.). Étant donné leur omniprésence, il est d’une grande importance de savoir les ranger afin d’éviter de se retrouver sous une grande pile de papier en désordre. Ranger les papiers permet d’améliorer la productivité au bureau, de réduire le stress et de faciliter l’accès à certains documents. En pratique, il semble que ranger les papiers administratifs soient un peu plus difficiles que cela, raison pour laquelle nos experts ont conçu ce guide. Si vous avez tendance à accumuler les papiers ou à les laisser traîner sans savoir quoi en faire, découvrez dans cet article les meilleures méthodes de ranger des papiers.
Comment classer ses papiers pour éviter le désordre ?
Selon le type de document que vous souhaitez ranger, vous disposez de plusieurs solutions de rangement :
- Le classement par ordre alphabétique : le classement par ordre alphabétique se fait en suivant l’ordre alphabétique des différents documents à ranger. Cette solution est sans aucun doute la plus courante en entreprise et elle facilite le processus d’archivage.
- Le classement chronologique : il consiste à classer les dossiers selon leur date de création ou de modification. Cette méthode convient parfaitement aux entreprises qui ont des circuits courts.
- Le classement par thématique : cette solution permet de ranger les documents par thématique, par exemple par secteur d’activité ou par zone géographique.
- Le classement numérique : dans le cadre d’un classement numérique, chaque document se voit attribuer un numéro d’identification unique qui facilitera la recherche et l’identification.
- Le classement par type de support : vous pouvez aussi ranger vos papiers en tenant compte de leur nature (document papier, audio, enregistrement, vidéo ou photographie).
- Le classement géographique : lorsque les documents à classer concernent les lieux géographiques, il est alors possible de faire recours au classement géographique. Cette technique s’utilise particulièrement pour les dossiers liés à la cartographie et à l’urbanisme.
L’efficacité d’un système de classement bien structuré
Même si les critères d’efficacité d’un classement sont subjectifs, il existe des paramètres qui permettent de juger l’efficacité d’un bon rangement. Pour commencer, un rangement est jugé comme efficace lorsqu’il est possible de retrouver facilement et rapidement les documents au moment de les utiliser. Aussi, les intitulés doivent être clairs et uniformisés, ce qui optimise une fois de plus le rangement.
Comment utiliser un trieur pour organiser ses documents ?
Un trieur est une sorte de pochette utilisée pour classer les feuilles de document de manière simple et sécurisée. Cette pochette comporte plusieurs compartiments et se ferme généralement à l’aide d’un plastique. Il existe plusieurs catégories de trieurs de bureau et voici quelques-unes :
- Les trieurs muraux : ils sont pratiques pour trier et classer les documents administratifs, les courriers et les factures.
- Les trieurs verticaux : ils sont compatibles avec les meubles de bureau et peuvent être positionnés à différents endroits de la maison.
- Les trieurs valisette : ils se présentent sous forme de porte-documents et sont adaptés pour les voyages de travail.
En pratique, que vous soyez à la maison ou au bureau, il est facile d’utiliser un trieur de documents. Pour commencer, vous devez déjà acheter votre trieur dans un magasin spécialisé. Ensuite, choisissez la méthode de classement qui semble vous convenir et mettez-vous au travail, c’est aussi simple que ça.
Les avantages de l’utilisation d’un trieur dans l’organisation des papiers
Utiliser un trieur pour ranger ses papiers possède de nombreux avantages :
- Il permet de transporter les pièces importantes : lors d’un voyage d’affaires par exemple, le trieur aidera à transporter vos pièces et documents en toute simplicité et de manière sécurisée.
- Il permet de faire le tri et de retrouver facilement les papiers importants
- Il permet de stocker temporairement le courrier et de l’utiliser ultérieurement.
Quels dossiers fusionner pour simplifier le rangement des papiers ?
Dans le cadre du rangement des papiers, il est possible de fusionner certains dossiers afin d’optimiser la tâche. À ce propos, la fusion se fera en se basant par exemple sur la nature des dossiers, voici un exemple :
- Les factures : il est possible de fusionner les factures de la maison pour créer un seul et même dossier. Ceci vous permettra justement de retrouver toutes vos factures à un seul et même endroit.
- Les dossiers administratifs : pour ne perdre aucun dossier administratif, vous pouvez procéder à leur fusion. Ceci réduira le temps de recherche, car vous saurez exactement où chercher lorsque vous en aurez besoin.
La fusion des dossiers comme moyen de simplifier l’organisation des papiers
Outre l’utilisation d’un trieur pour ranger documents, vous pouvez vous tourner vers la fusion. Cette technique permet de simplifier l’organisation, vous permettant de ne négliger aucun dossier et d’avoir une organisation bien structurée.
Quelle idée de rangement pour optimiser l’organisation des papiers administratifs ?
Découvrez dans les prochaines lignes quelques idées rangement innovantes :
- Les classeurs personnalisés : ils allient fonctionnalité et design et permettent de classer les pièces par catégorie, par thème ou par projet.
- Les boîtes de rangement décoratives : comme son nom l’indique, ce type de boîte permet de ranger les pièces importantes et sert aussi d’objet de décoration. Ceci étant, il dissimulera habilement vos papiers tout en apportant une touche décorative à la pièce dans laquelle elle a été placée.
- Les étagères ouvertes : elles sont généralement équipées de séparateurs et offrent une bonne visibilité sur les différentes pièces.
- Les systèmes de rangement mural : ils se présentent sous forme de panneaux perforés équipés d'accessoires ajustables.
L’impact positif des idées innovantes de rangement sur l’organisation des papiers
Comme vous avez pu le voir, il existe un bon nombre d’idées innovantes qui facilitent l’organisation des papiers au quotidien. Il s’agit entre autres des classeurs personnalisés, des boîtes de rangement décoratives, des étagères ouvertes et des systèmes de rangement mural. N’hésitez pas à choisir l’une de ces méthodes pour mettre fin au désordre lié aux papiers.
Pour terminer cet article, nous dirons qu’il est important de bien ranger ses papiers au quotidien afin d’avoir un espace de travail propre et bien organisé. Si vous n’avez pas d’idée, vous pouvez toujours faire essayer les différentes solutions proposées dans cet article et peut-être vous trouverez une qui vous convient.
